Об Огниве

Что такое Огниво, и в чём его отличие от существующих аналогов?

Огниво — это сервис для управления идеями, проектами и компаниями. Гибкая система организации записей позволяет использовать Огниво как блокнот-органайзер, личный дневник, базу знаний, систему управления проектами и проектной деятельностью компании, в целом. Также, Огниво хорошо масштабируется: его  можно использовать в одиночку, можно вести проекты с друзьями, и даже организовать проектную деятельность целой корпорации, с штатом до 1000 сотрудников.

Решаемая проблема

Сегодня отдельные люди и организации работают в совершенно различных областях, от копирайтинга до ракетостроения, от дизайна интерьеров до веб-разработки; но все они сталкиваются со схожими околорабочими задачами: планированием, делегацией ответственности, обсуждениями, заметками... Что же общего у индивидуального предпринимателя, стартапа из 20 человек и гигантской корпорации? С точки зрения физиологии организации, это всё равно, что сравнивать организмы разных размеров. Все они обладают схожими функциями и потребностями, а отличаются только размерами и наличием тех или иных органов. Все эти формы бизнеса ведут планирование, учёт, общение с клиентами и поставщиками. По мере роста организации число взаимодействий её сотрудников друг с другом, прямых и неявных, возрастает, как минимум, в линейной зависимости, от количества её работников. Огниво задумано как цифровая нервная система. Но что такое нервная система для бизнеса? Если вспомнить, что в организме нервная система доносит импульсы из мозга к органам и обратно, то логично предположить, что нервная система бизнеса так же работает с информацией. В таком случае, следует выяснить, в чём выражаются информационные процессы для бизнеса? По меньшей мере, стоит указать следующие: планирование, делегация полномочий и ответственности, постановка целей и выбор стратегии их достижения, трансляция решений, сбор обратной связи и корректировка изначального плана, накопление и распространение знаний.

Если рассмотреть эти процессы, то становится ясно, что они во многом вращаются вокруг одной и той же информации. Идея, получившая подтверждение, становится целью, и превращается в задачу или целый проект. Успешные проекты могут стать новыми компаниями, или стать подразделениями в составе материнской компании. Обсуждение идеи или задачи может порождать новые идеи и задачи. Кроме того, скорость выполнения задач, количество комментариев, зависимость времени выполнения задачи от её сложности и состава участников, — всё то, что содержится в любой системе управления проектами, является значимой информацией для самого бизнеса и его анализа.

Требования к цифровой нервной системе

Что мы хотим от цифровой нервной системы? Что мы ищем от системы управления идеями, проектами и компаниями? Исходя из информационных задач, с которыми работает бизнес, можно вывести следующие требования:

  • Гибкость. Система должна подстраиваться под пользователя. Так, чтобы человек мог спокойно работать со своими данными в рамках одной системы, а не переносить их из одной системы в другую.
  • Простота использования. Мы ведь не хотим, чтобы пользователи тратили на открытие системы и поиск необходимой информации больше времени, чем на саму работу с ней. Наоборот, сама система и её интерфейс должны быть быстрыми и ненавязчивыми.
  • Организация знания. Что случается с идеей, после того как она обсуждена и исполнена? Зачастую, о ней просто забывают, но ведь её описание могло бы служить ещё долгую службу и помогать новичкам организации понимать смысл и обстоятельства появления тех или иных функций продукта, или организационных правил.
  • Масштабируемость. Мы хотим такую систему, в которую можно легко добавить новых пользователей, или удалить их.
  • Базовая функциональность: идеи, задачи, подзадачи, обсуждения, сроки, личные беседы, чаты.
  • Расширяемость. Возможность интеграции с другими сервисами и возможность автоматических сценариев. Например, отправка порции кода с упоминанием задачи в комментарии автоматически закрывает её и передаёт контроль тестировщику.
  • Умные уведомления. Система должна держать пользователя в курсе важных событий: новые задачи, упоминания в обсуждениях, получение доступа, получение сообщений, приближение даты завершения задачи.
  • Сводки. Сводки помогают взглянуть на состояние проектов сверху, а также на общую производительность компании.
  • Возможность поиска информации. Когда мы ищем информацию, мы хотим иметь как можно больше атрибутов которые мы можем использовать в запросе: содержащийся в заметке или задаче текст, автор, упоминание пользователя, дата создания, срок сдачи, ответственный... Чем больше, тем лучше. Зачастую, нас интересуют готовые рецепты, комбинирующие несколько признаков; например, поиск своих срочных задач подразумевает сочетание двух критериев: срок сдачи и исполнитель.
  • Анализируемость. Как минимум, система может подсказать нам, насколько мы задерживаем или опережаем сроки сдачи проекта, наиболее производительных сотрудников, а также на кого из них приходится больше всего ошибок или предложений.

Существующие решения

Рассмотрим существующие решения, которыми пользуются малые и большие компании. Индивидуальные предприниматели и малые компании тяготеют к использованию решений, быстрых в развёртывании и простых в обслуживании. В современных условиях, при множестве операционных систем и устройств, такими решениями зачастую оказываются облачные сервисы с клиентами для веба и мобильных устройств. Кроме того, облачные решения, в отличие от настольных программ, хранят централизованную, единую версию информации, что предотвращает путаницу с версиями документов. Рассмотрим наиболее популярные и проработанные решения из этой категории.  Разумеется, наше мнение субъективно, но мы старались быть точными с фактами. Ваши выводы могут отличаться от наших. Смело пишите нам! Также свяжитесь с нами, если найдёте в тексте неточности или ошибки.

Стек Атлассиана (Atlassian)

Пожалуй, наиболее проработанным облачным решением является пакет решений от Атлассиана. Пакет включает в себя три облачных сервиса и десятки различных интеграций. Четыре основных сервиса:

  • Confluence — идеи, обсуждения, документы. Сервис позволяет совместно создавать страницы с идеями, обсуждать их и публиковать.
  • Jira — задачи, проекты.
  • Hipchat — приветные и многопользовательские беседы.
  • Bitbucket — код, управление репозиториями.

Все сервисы Атлассиана предоставляют мощный поиск, широчайший функционал и хорошо интегрируются как между собой, так и с множеством других дополнений и продуктов. Также, эти сервисы представляют особый интерес для разработчиков программного обеспечения, так как дают им несколько особенно полезных продуктов.

В то же время, все сервисы Атлассиана навязывают собственный подход к структуре проектов. То есть, у пользователя остаётся много свободы, но он не может сделать всё по-своему. Все сервисы платные, даже для совсем небольших команд, хоть для всех и действует месячный тестовый период. Сервисы могут вызвать вопросы и сложности у тех, кто ищет простой инструмент, т.к. пользователю сразу открывается большой набор функций, и неясно, которая из них важнее. Сервисы Атлассиана, несмотря на интеграцию друг с другом, тем не менее, предполагают раздельное использование. Так, пользователь Jira, Bitbucket или Confluence не будет получать уведомления о новых сообщениях в HipChat.

Бейскэмп (Basecamp)

Бейскэмп — одно из самых популярных средств управления проектами, славящееся продуманным интуитивным интерфейсом. Бейскэмп сочетает в себе управление идеями, файлами, задачами и обсуждениями с легким интерфейсом, так что пользователь может быстро с ним освоиться. Управление доступом регулируется на уровне проекта. Бейскэмп не специализируется на каком-то отдельном виде проектов и может использоваться для проектов любого рода, без привязки к индустрии. Также, для Бейскэмпа доступны десятки различных расширений.

В то же время, единственный способ организации задач в Бейскэмпе — это списки дел. У пользователя нет возможности создать подсписок, подзадачу или подпроект. Таким образом, пользователь ограничен трёхуровневой иерархией: проект -> список дел -> задача. Кроме того, Бейскэмп платный, даже для маленьких команд; новым пользователям даётся 60-дневный пробный доступ.

Мы полагаем, что Бейскэмп — это идеальное решение для нерегулярных небольших проектов, однако компании, которые хотят поставить выпуск проектов на поток, могут найти это решение недостаточно масштабируемым.

Evernote

Эверноут — ведущее решение для личных записей, с более чем сотней миллионов зарегистрированных пользователей, с успехом применяемое и в бизнесе, для организации корпоративной базы знаний. Эверноут сосредоточен на заметках, и различных способах захвата информации — голос, видео, фотографии, веб-страницы. Эверноут также имеет продвинутый поиск по файлам: может искать текст среди изображений и пдф-документов. Как и в случае с предыдущими сервисами, Эверноут обладает десятками различных расширений. Для организации контента Эверноут имеет трёхуровневую иерархию: стопки блокнотов -> блокноты -> записи, с настройкой доступа на уровне блокнотов. Пользователю также доступны теги, которыми он может метить свои записи. Теги можно организовывать в иерархии, но только в настольной версии Эверноута. В 2015 году Эверноут получил встроенный чат, что должно сделать командную работу в нём намного удобнее.

Можно ли использовать Эверноут для ведения проектов? В интернете Вы можете найти несколько возможных решений этой задачи. Официальный блог Эверноута рекомендует использовать таблицы внутри заметок, или специальные расширения. К сожалению, в этом случае пользователь не сможет пользоваться поиском задач по срокам или ответственному.

Как Огниво решает эти задачи?

С самого начала Огниво задумывалось как целостный ответ на перечисленные выше требования к цифровой нервной системе. Наша цель — сделать единую платформу для ведения заметок, задач, проектов и управления компаниями, а значит решить задачи масштабируемости, гибкости, простоты и удобства пользования, базовой функциональности и расширяемости. Это не значит, что мы уже решили эти задачи, но это наша цель, к которой мы стремимся. Огниво может использоваться для управления идеями, проектами и проектной деятельностью компании уже сегодня, хоть и не с тем уровнем удобства, которого бы нам хотелось достичь. Впереди нас ждёт долгий путь, но с каждым пройденным этапом Огниво становится всё проще и удобнее.

Лучшее в Огниве

Сегодня в Огниве воплощены следующие решения:

Гибкая и масштабируемая структура

Вместо нескольких различных уровней организации записей и проектов в Огниве есть единое решение — иерархические теги, или по-простому ветви. Ветви могут иметь дочерние ветви и позволяют создавать структуры любой глубины. Ветвями можно делиться с другими пользователями, и для ветви можно указать «ответственного»: пользователя, который будет установлен как ответственный для всех новых задач внутри этой ветви. Ответственных и ветви можно использовать для организации структуры компании.

К каждой ветви можно подключить любое число пользователей и управлять уровнем их доступа на каждом уровне ветви. Есть три уровня доступа: запрет чтения, только чтение записей с возможностью комментировать, или возможность создавать и редактировать записи.

Первоклассная поддержка и заметок, и задач

Мы в Огниве одинаково внимательно относимся как к заметкам, так и к задачам. С Огнивом Вам не нужно прикладывать лишние усилия, прикрепляя заметку к задаче, или вставлять задачи в заметку. Вы можете создавать и заметки, и задачи. И в любой из этих видов записей вы можете вставить файлы, списки, вложенные задачи и заметки. Задачи позволяют назначать ответственных и сроки исполнения.

Оба вида записей можно отмечать любым количеством ветвей, любой глубины, а также вести обсуждение в комментариях.

Удобный поиск

В Огниве вы можете искать заметки и задачи, опираясь более чем на десять критериев, включая ответственного, автора, срок сдачи и прочее. А также Вам доступны готовые фильтры для быстрого и удобного поиска.

Личные сообщения

Вам также не нужно заботиться об альтернативных каналах связи, чтобы переговорить с кем-то тет-а-тет, в Огниве для этого есть личные сообщения.

Применимость для личных и рабочих задач

Огниво можно использовать как для рабочих, так и для личных целей: число ветвей не ограничено, так что место найдётся для всех Ваших начинаний. Более того, Огниво позволяет задать разный цвет фона для каждой ветви, чтобы Вам было легче различать их.

Отзывчивый интерфейс

Огниво развивалось как одностраничное веб-приложение. Работая с Огнивом, Вам не требуется перезагружать страницу, а все Ваши действия исполняются мгновенно, не заставляя Вас ждать и секунды.

Недостающие компоненты Огнива

Сегодня Огниво развивается в условиях ограниченных ресурсов, что стимулирует нас работать только над самыми необходимыми функциями, не отвлекаясь на побочный функционал. На настоящий момент, в Огниве не хватает многих полезных функций:

  • Поиск по тексту и по комбинации ветвей (планируется)
  • Визуализация структуры ветвей. Хоть для ветвей и существует отображение, оно не позволяет полноценной навигации по её структуре, и не показывает её сводных характеристик. (план)
  • Календарь задач и проектов (план)
  • Многопользовательские беседы (план)
  • Публикация ветвей и записей (план)
  • Дизайн интерфейса. С самого начала Огниво создавалось техническими специалистами, без дизайнерского опыта. В итоге, Огниво удобно в использовании, но требует привыкания, что неприемлемо для новых пользователей. Работа над новым дизайном приложения уже запущена и должна решить эту проблему.
  • Расширенные атрибуты задач: множественные исполнители, сменные статусы, важность, сложность и прочее
  • Расширенные возможности ветвей: шаблоны, публикация, настройка внешнего вида.
  • Работа без Интернет (реализована частично, планируется доработка)
  • Интеграции с популярными сервисами (Dropbox, Slack, Github, Zappier), и магазин расширений (следующий год)
  • Мобильные приложения
  • Захват веб-страниц, а-ля «ножницы»

Заключение

Организации и отдельные люди, работающие в совершенно различных секторах экономики сталкиваются со схожими околорабочими задачами: планированием, делегацией ответственности, обсуждениями, заметками — тем, что мы перечислили в функциях нервной системы бизнеса. И несмотря на существование множества сервисов, мы всё ещё не нашли универсального решения, которое бы могло обслуживать заметки, задачи и обсуждения, быть гибким и масштабироваться от одного пользователя до крупной корпорации. Для того, чтобы дать ответ на эти вопросы, мы и делаем Огниво — универсальную цифровую нервную систему. По некоторым параметрам Огниво превосходит аналогичные продукты, но остальные нам ещё только предстоит охватить.